Перейти к содержимому. | Перейти к навигации

Персональные инструменты
Вход
Разделы
Вы здесь: Главная Структура Научный архив Правила работы исследователей в читальных залах Научного архива ИИМК РАН

Правила работы исследователей в читальных залах Научного архива ИИМК РАН

1.Общие положения

1.1.Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Приказом Федеральной архивной службы Российской Федерации  от 06.07.1998 г. №51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации»; Приказом Министерства культуры Российской Федерации  от 18.01.2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук; Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 г. №635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

1.2.      Настоящие Правила устанавливают порядок работы исследователей с открытыми документами и другими материалами в читальных залах рукописного и фотоотдела научного архива Федерального государственного бюджетного учреждения        науки Институт истории материальной культуры Российской академии наук (далее – «ИИМК РАН.

1.3.      Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам и иным материалам научного архива.

1.4.      Плата за посещение читального зала научного архива и пользование документами, материалами не взимается.

1.5.      Платные услуги предоставляются научным архивом в соответствии с  действующими тарифами на услуги научного архива, утверждаемым директором ИИМК РАН.

1.6.      График работы читального зала устанавливается заведующим научным архивом ИИМК РАН и утверждается директором ИИМК РАН.

2. Порядок допуска исследователей в читальный зал научного архива

2.1.      Исследователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных организаций или выполняющие служебные задания, допускаются в читальный зал на основании официального письма направившей их организации, в котором должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, темы, хронологические границы и цели исследования. Студенты высших учебных заведений представляют официальное письмо с обоснованием необходимости работы с архивными документами по определенной теме за подписью ректора (проректора, декана факультета).

2.2.      В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям, в котором указывает ФИО исследователя,  паспортные данные, место постоянной регистрации, место работы, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цели и сроки исследования.

2.3.      Разрешение на работу в читальном зале выдает заведующий научным архивом ИИМК РАН на необходимый исследователю срок.

2.4.      Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца и ознакомиться с настоящими Правилами  под роспись, предъявить паспорт

2.5    Число посетителей читального зала ограничивается числом имеющихся рабочих мест (6 рабочих мест). Исследователю может быть отказано в обслуживании в случае, если все рабочие места заняты.

2.6. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся  только к теме исследования,

2.7. При изменении темы исследования  необходим представить в архив новое официальное письмо или личное заявление.

3.Права исследователей

3.1.      Исследователям предоставляются имеющиеся в научном архиве описи, перечни, аннотационный список фонда, обзоры, каталоги, картотеки, базы данных, дела, в том числе фотодокументы по теме исследования.

3.2.      Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право:

3.2.1.   получать информацию о режиме работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления;

3.2.2.   получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, а также об имеющемся научно-справочном аппарате к документам;

3.2.3.   просматривать архивные документы по теме исследования с предварительного разрешения заведующего научным архивом, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников;

3.2.4.   на платной основе заказать изготовление копий архивных документов, находящихся в открытом доступе;

3.2.5.   использовать персональный компьютер без звуковых сигналов[1];

3.2.6.   пользоваться печатными изданиями, рукописными и фото-материалами из фондов научного архива;

3.2.7.   получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования;

4. Обязанности и ответственность исследователей

4.1.      При работе в читальном зале научного архива исследователи обязаны:

4.1.1.   соблюдать режим работы читального зала, тишину и порядок во время работы и другие положения настоящих Правил;

4.1.2.   регистрироваться при каждом посещении в  журнале регистрации посещений читального зала архива;

4.1.3.  разборчиво заполнять «Листы использования» просмотренных дел, указывая дату использования, ФИО, тему, характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.), номера просмотренных листов;

4.1.4.   при каждом посещении читального зала архива после окончания работы сдавать предоставленные описи, дела, печатные издания работнику читального зала;

4.1.5.   соблюдать технические требования обращения с оборудованием при работе с документами на специальных и электронных носителях;

4.1.6.   соблюдать правила поведения в общественных местах, требования пожарной безопасности, санитарные и иные требования, установленные законодательством Российской Федерации;

4.1.7. использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, то есть указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листа) в соответствии с  Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

4.1.8.   не передавать выписки или копии документов архива ИИМК РАН для любого вида использования физическим и юридическим лицам, в том числе архивным учреждениям;

4.1.9.   в необходимых случаях заключать с ИИМК РАН договор и предоставить архиву библиографическую справку или экземпляры издания (произведения), подготовленного на основе архивных документов, в случае публикации документа научного архива.

4.2. Исследователи не допускаются к работе в читальном зале научного архива в случаях:

  • появления в нетрезвом состоянии;
  • состоянии токсического или наркотического опьянения;
  • в ненадлежащем внешнем виде (например, в шортах, шлепанцах, рабочей одежде и т.д.).

4.3. Исследователь может быть лишен права работы в читальном зале научного архива (постоянно или временно) в случае систематического нарушения настоящих Правил, хищения, а также порчи архивных документов, архивных справочников, технического оборудования.

4.4. Заведующий научным архивом письменно информирует организации, направившие исследователей для работы в читальном зале научного архива, о случаях нарушения Правил или законодательства Российской Федерации. В случаях совершения исследователем административного проступка или уголовно-наказуемого деяния заведующий архива докладывает об этом директору ИИМК РАН и подготавливает проект заявления в соответствующие государственные органы.

5. Порядок выдачи архивных документов

5.1.      Дела, описи и другие материалы предоставляются исследователям на основании заполненных бланков требований. Дела, описи и другие материалы выдаются исследователям под роспись в книге учета за каждую единицу предоставленного материала.

5.2.      На имя одного исследователя может быть подготовлено и выдано единовременно в течение рабочего дня в читальный зал архива не более 10 единиц хранения архивных дел, фотоальбомов, негативов.  В случае заказа исследователем крупноформатных документов (чертежей, карт, рисунков, фотографий) количество выдаваемых единиц хранения может быть сокращено по решению сотрудника читального зала.

5.3.   Количество дел, документов, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 10 единиц хранения.

5.4.      Стеклянные негативы выдаются исследователям в читальный зал только в исключительных случаях при отсутствии отпечатка или электронной копии из фонда пользования.

5.5.      Заказанные и подготовленные для работы исследователей дела хранятся в читальном зале до передачи их исследователям не более двух недель, а фотодокументы - не более одной недели.

5.6.      Документы выдаются исследователям на следующий рабочий день после оформления требования.

5.7.   Архивные материалы предоставляются для работы в читальном зале сроком:

  • описи и архивные справочники – на один день;
  • несброшюрованные документы – до 5 дней;
  • фотоальбомы – до 5 дней;
  • негативы – на один день;
  • прочие дела – на один месяц.

Срок предоставления любого документа для работы в читальном зале может быть сокращен по причине особых условий его сохранения.

5.8.      Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов и других материалов согласуется с работником читального зала архива. В этом случае оформляется новый заказ на предоставление исследователю документа.

5.9.      В случаях, когда заказанные исследователем дела не были востребованы в течение двух недель, они сдаются работником читального зала в архивохранилище.

5.10.    При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации исследователь должен немедленно сообщить об этом работнику читального зала. Если указанные недостатки в документах, материалах дел будут обнаружены непосредственно работником читального зала, то ответственность за это возлагается на последнего внесенного в лист использования просмотренных дел исследователя.

5.11.    Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

  • их плохого физического состояния или нахождения на реставрации;
  • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
  • необходимости выполнения служебных заданий работниками научного архива (плановая научная и справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и другое);
  • выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;
  • экспонирования заказанных материалов на выставке или использование их на других публичных мероприятиях;
  • выдачи их другому исследователю.

5.12.    В целях обеспечения сохранности архивных документов и других материалов не разрешается:

5.12.1. входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки, пластиковые пакеты, зонты, колюще-режущие предметы;

5.12.2.   курить в здании научного архива;

5.12.3. выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, помещенных поверх документов, загибать углы листов дела, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы;

5.12.4. перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое. При сдаче дела после использования порядок следования листов в несброшюрованном деле (фотоальбоме)  должен соответствовать архивной нумерации.

5.12.5.  пользоваться клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами при непосредственной работе с архивными документами;

5.12.6.    употреблять в читальном зале продукты питания и напитки;

5.12.7.  вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

6. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам исследователей

6.1.      Все виды копий документов (электронные, машинописные, ксеро-, фото-, кино-, видеокопии, микрофильмы, микрофиши и другие) изготавливаются для исследователей с разрешения заведующего научного архива, а для особо ценных документов – с разрешения директора ИИМК РАН.

6.2. Копирование документов и иных материалов осуществляется исключительно работниками научного архива ИИМК РАН.

6.3.Ограничение на копирование документов архивного фонда устанавливается в соответствии с частью IV Гражданского кодекса Российской Федерации от 18.12.2006 г. №230-ФЗ и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение в архив.

6.4. Копированию не подлежат документы, находящиеся в плохом состоянии (в том числе с поврежденными переплетами), или документы, при копировании которых может быть нанесен ущерб их состоянию.

6.5. Копирование крупноформатных документов: чертежей, карт, рисунков, фотоизображений, – производится в исключительных случаях в зависимости от технических возможностей научного архива.

6.6. Копированию не подлежат фонды, коллекции и дела в полном объеме. Запрещается копирование свыше 10% листов из одного архивного дела без заключения договора, предусматривающего условие об обязательной ссылке  на предоставление ИИМК РАН архивных материалов в случае публикации исследователем своей научной работы. Копирование свыше указанного объема разрешается только на основании специального разрешения заведующего архивом ИИМК РАН; при этом устанавливаются повышающие коэффициенты к стоимости услуг.

6.7. Не производится копирование в полном объеме неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других справочников, хранящихся в научном архиве. Допустимые объемы копирования согласуются с заведующим научным архивом в каждом конкретном случае.

6.8. Объем изготавливаемых копий для одного исследователя ограничен 150 листами в год. Копирование материалов архива свыше указанного количества производится исключительно в рамках реализации совместных проектов на основании договора о сотрудничестве и при обязательном включении научного архива в число исполнителей работ по таким проектам.

6.9. Основанием на копирование является заявление, оформленное по утвержденной форме.

6.10. Выполнение заказов на копирование осуществляется после подтверждения оплаты услуг по изготовлению копий. Для оплаты копирования документов составляется договор, выписывается счет, которые предварительно оформляются работником читального зала архива по согласованию с бухгалтерией ИИМК РАН. Оплата копирования производится исследователями в соответствии с Временными тарифами на услуги научного архива. В случае неоплаты счета в установленные сроки заказ аннулируется, а документы, отобранные для копирования, возвращаются в фондохранилище и могут быть повторно выданы для копирования не ранее, чем через шесть месяцев.

6.10.1. Информационные услуги и прием заказов на копирование осуществляются только для посетителей читальных залов архива и строго по теме исследования, указанной в отношении или личном заявлении. Удаленным способом услуги не оказываются. Копии документов оформляются в установленном порядке и выдаются исследователю  или его доверенному лицу под роспись.

6.11. По заказам исследователей в зависимости от физического состояния документов и технических возможностей архива изготавливаются электронные копии. Копирование документов производится путем сканирования с записью на электронные носители или изготовления копий на электрографических аппаратах. Ксерокопированию не подлежат все документы на бумажной основе XVIII в.-первой половины XX в,  документы плохой физической сохранности и с поврежденными переплетами. Ксерокопированию подлежат только те документы, возраст которых не превышает 75 лет.

6.12. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у научного архива допускается копирование документов техническими средствами исследователей. Копирование техническим средствами исследователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видео- и цифровыми камерами и другими, производится только с письменного разрешения директора ИИМК РАН в помещении научного архива и под контролем работника архива. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами исследователей, научный архив не несет. Один экземпляр изготовленных копий с архивных документов должен быть предоставлен исследователем научному архиву. Форма и способ передачи копий архивных документов предварительно согласовывается с заведующим научным архивом.

6.13. Если по мнению работников научного архива применяемые исследователем методы копирования могут причинить вред документам, исследователям может быть отказано в проведении копирования его техническими средствами.

 

 



[1] Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее или фотографирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных в пунктом 6.12. настоящих Правил).

 

« Октябрь 2018 »
Октябрь
ПнВтСрЧтПтСбВс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031
Предстоящие события
Поздняя пора верхнего палеолита на Русской равнине: восточный эпиграветт, восточный мадлен, эпиориньяк? 2018-11-12 - 2018-11-13 — Санкт-Петербург, Дворцовая наб., д. 18, ИИМК РАН
ГОРОДСКОЙ ЛАНДШАФТ В ИСТОРИЧЕСКОЙ ФОТОПАНОРАМЕ: ОТ ПЕРВОГО РИМА К «РИМУ НА НЕВЕ» 2018-11-16 - 2018-11-18 — Соляной переулок, 13, Санкт-Петербургская государственная художественно-промышленная академия имени А.Л. Штиглица
Вторая Всероссийская научная конференция «Древние культуры Центральной Азии и Санкт-Петербург». 2018-12-10 - 2018-12-14 — Санкт-Петербург, Дворцовая наб., д. 18, ИИМК РАН, Дубовый зал
Заседание диссертационного совета Д 002.052.01 при Институте истории материальной культуры РАН 2018-12-19 14:00 - 17:00 — Санкт-Петербург, Дворцовая набережная, д. 18, ИИМК РАН, Дубовый зал
Культурная география палеолита Восточно-Европейской равнины: от микока до эпиграветта 2019-09-10 - 2019-09-16 — Молодежный Центр «Преображение», село Хотылёво
Прошедшие события
Ближайшие события